Gebruik alle kennis die in je organisatie aanwezig is, dat is van levensbelang!

Dr. Jaap Reijling

De uitspraak: ‘Haal alle kennis uit de organisatie die er in zit’! klinkt als een schot voor open doel. Deze zou bovendien zowel uit de mond van de algemeen directeur als direct vanaf de werkvloer kunnen komen. Mooi toch? Of juist niet?

Zou het feit dat zowel de directeur als uitvoerende afdelingen een dergelijke uitspraak doen kunnen wijzen op een fundamenteel probleem dat beide ‘zijden’ van de organisatie naar elkaar wijzen. Dit omdat het benutten van het aanwezige potentieel kennelijk niet altijd gebeurt?  Analyse van vele (re)organisaties en theoretische verdieping hebben geleid tot de conclusie dat het volledig benutten van het potentieel in een organisatie weliswaar haalbaar is, maar zeker niet vanzelfsprekend. Kern is dat de toewijzing van taken; de daaraan verbonden toerusting met de benodigde middelen en de toepassing van in de organisatie aanwezige kennis naadloos op elkaar zouden moeten aansluiten. En dat is makkelijker gezegd dan gedaan…Triple_Toe_Web2

Waar gaat het fout?

De eerste stap op weg naar het benutten van het potentieel in een organisatie is te weten hoe organisaties fundamenteel werken en welke krachten in organisaties werkzaam zijn. Ik ontwikkelde hiervoor het ‘3xTOE’-organisatieveranderingsmodel. Met dit model wordt duidelijk gemaakt dat de drie organisatorische functies ‘toewijzing van taken’, ‘toerusting met middelen’ en ‘toepassing van kennis’, elkaar weliswaar logisch opvolgen, maar dat gedurende het productieproces van doelstellingen naar resultaten in het algemeen ‘verliezen’ optreden. Deze verliezen worden zichtbaar gemaakt door de aangebrachte arcering in de taakvelden ‘toerusting’ en ‘toepassing’. Een tweede observatie is dat de kleuren van de 3 genoemde ‘taakvelden’ verschillen. Daarmee laat het model een belangrijke oorzaak zien van optredende afstemmingsverliezen, namelijk het gegeven dat de ‘taakvelden’ ook verschillende subculturen vertegenwoordigen die ieder langs andere lijnen denken en handelen. De taakvelden kennen ook hun ‘uitlopers’ in de omgeving van de organisatie, waardoor functionarissen in de organisatie hun inbreng mede baseren op inzichten van buiten de organisatie. In die zin kan worden gesteld dat in een organisatie verschillende ‘werelden’ bij elkaar komen.

Verschillende werelden met elkaar verbinden

Als eerste richt de top van iedere organisatie zich op de toekomst en denkt in termen van intenties en het toewijzen van taakopdrachten. Daarentegen richten uitvoerende eenheden zich op het heden en handelen zij op basis van de toepassing van hun kennis en vaardigheden. De werelden van ‘toewijzing van taken’ en ‘toepassing van kennis’ ontmoeten elkaar vervolgens binnen een onderhandelingsproces dat is gericht op het toerusten van eenheden om de opgedragen taken te kunnen uitvoeren. Het ‘3XTOE’-organisatieveranderingsmodel maakt zichtbaar dat het productieproces om van doelstellingen en intenties te komen tot concrete resultaten onderdeel vormt van een grotere sociale constructie die mede wordt bepaald door opvattingen vanuit de omgeving van de organisatie. Vanuit die optiek is het zaak te komen tot ontwikkeling van instrumenten waarmee van de organisatie deel uitmakende ‘werelden’ binnen de organisatie aan elkaar worden verbonden.

Kennisontwikkeling centraal stellen

Voor het ontwikkelen van een, door alle niveau’s van de organisatie begrepen, instrumentarium bestaan geen standaardrecepten. In sociaal opzicht is immers iedere organisatie uniek, niet alleen voor wat betreft het productieproces van aan de organisatie verbonden producten en diensten, maar ook voor wat betreft de personele samenstelling van management en uitvoerenden. Het ontbreken van standaardrecepten betekent overigens niet dat kan worden ‘ontsnapt’ aan de logica van het ‘3xTOE’-organisatieveranderingsmodel in de zin dat taken, middelen en kennis aan elkaar moeten worden verbonden. Hierin staat kennisontwikkeling centraal. Zo geven taken een basis aan het ontstaan van kennis en maken middelen het ontwikkelen van kennis mogelijk. Tot slot moet evenwel de toepassing van kennis aansluiten op de praktijk van de professionals op uitvoerend niveau en steun bieden aan de ontwikkeling van hun identiteit en reputatie. Het is dus niet mogelijk om ook maar iets tot stand te brengen zonder uitwerking en onderlinge afstemming van de drie genoemde taakvelden.

Gebruik verschillen van inzicht in je voordeel

Een eerste stap op weg naar het noodzakelijke onderlinge begrip in een organisatie is te komen tot bespreking van de in iedere organisatie aanwezige, en ook noodzakelijke, verschillen van inzicht. Het ‘3XTOE’-organisatieveranderingsmodel toont daarbij zijn waarde als aanzet voor de discussie. Voorts ontstaat vanuit een dergelijk wederzijds begrip een basis voor de inrichting van een instrumentarium waarin organisatieonderdelen naar elkaar toe zullen groeien, onder handhaving van hun eigenheid en identiteit, aangezien juist die verschillen kracht zullen geven aan de samenwerking en die niet verzwakken. Dit veronderstelt evenwel dat leiders in de organisatie denken in termen van relaties en betekenisgeving en niet in termen van hiërarchie en regelgeving.

Begrijpen we elkaar?

Alles uit de organisatie halen wat er in zit veronderstelt dus oog te hebben voor de aanwezigheid van verschillende perspectieven op het productieproces, zowel binnen de organisatie als vanuit de omgeving, en voorts de ontwikkeling van een door alle niveaus van de organisatie begrepen instrumentarium dat is gericht op de realisatie van voorgenomen doelstellingen. De ontwikkeling daarvan is haalbaar, maar alleen als de organisatie zowel in haar personele samenstelling als qua productieproces volledig wordt ‘begrepen’.

Meer weten? Geef je op voor een workshop!

Reijling Organisatieontwerp verzorgt één-daagse workshops die zijn gericht op de overdracht van kennis over de werking van het ‘3xTOE’-organisatieveranderingsmodel. Toepassing van het model op uw organisatie vergt meer tijd en nader overleg.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Verplichte velden zijn gemarkeerd met *