Organiseren lijkt op LEGO, mits je je aan de spelregels houdt!

plaatje lego

 

Bron lego plaatje: Shutterstock.com

Wanneer u naar bovenstaand plaatje kijkt zult u ongetwijfeld denken: “Daar moet nog aan gewerkt worden; dit is nog niet af!”. Er wordt druk met blokjes gesleept. Er zit nog weinig logica en samenhang in de constructie. Maar er zijn wel veel ‘managers’ – of ‘blokkensjouwers’ –  bezig met het bouwwerk. De vraag is of ‘het ooit allemaal gaat passen’! Op basis van studie naar en ervaring met organisatieveranderingen meen ik dat deze metafoor van toepassing is op de vele reorganisaties die bestuurders steeds maar weer lijken op te starten. Ik zal dat toelichten.

Organisaties zijn opgebouwd uit (LEGO)blokken

Organisaties kunnen worden gezien als te zijn opgebouwd uit LEGO-blokjes, of organisatieonderdelen. De LEGO-blokjes hebben 3 kenmerken; de vorm is gestandaardiseerd, ze hebben verschillende kleuren en ze beschikken allemaal over hetzelfde ‘verbindingssysteem’ of koppelvlak. Door creatief gebruik van deze kenmerken ontstaat een bouwwerk dat tegen een stootje kan en als totaal een bepaalde identiteit of betekenis vertegenwoordigd. Ieder blokje kent zijn positie en weet dat wanneer het zich zou terugtrekken uit het bouwwerk de hele zaak in elkaar stort. De blokjes kennen een bepaalde kleur die staat voor een bepaalde cultuur. Zo zijn er blokjes voor ‘beleid’ en voor ‘de uitvoering’. De blokjes zitten stevig aan elkaar vast doordat ze volledig op elkaar aansluiten met sterke koppelvlakken.

Maar houd je wel aan de spelregels!

Nu komt er een bestuurder langs die meent dat de organisatie niet meer voldoet aan de eisen van deze tijd. Zo kent de organisatie hier en daar doublures, óf omdat in de organisatie op verschillende plekken dezelfde taken worden uitgevoerd óf omdat er buiten de organisatie soortgelijke activiteiten worden uitgevoerd die zouden kunnen worden ingehuurd. Kortom de bestuurder begint ‘te knutselen’ aan het bouwwerk en formuleert een opdracht tot verwijdering van een aantal blokken. De bestuurder laat het vervolgens aan managers – de blokkensjouwers – over om toch weer tot een samenhangende organisatie te komen met een herkenbare identiteit. De managers gaan vervolgens reorganiseren door het aantal blokjes aan te passen alsmede de kleurstelling. Verder stoten ze een aantal lego-blokjes af vanuit de veronderstelling dat ze die ‘in kunnen kopen’ op het moment dat het nodig is.  Dat de constructie daardoor aan kracht en herkenbaarheid inboet is in eerste aanleg van minder belang, zo zullen vele managers stellen. We moeten gewoon nog even wennen aan de nieuwe samenstelling van de organisatie. Op termijn worden de koppelvlakken wel weer sterker en krijgt de organisatie zijn definitieve gezicht…  Ik neem aan dat u inmiddels wel aanvoelt waar de schoen begint te wringen.

Vals spelen leidt tot kennisverlies en bedrijfsrisico’s!

Het niet respecteren van voldoende samenhang en herkenbaarheid in de constructie, door onvoldoende aantallen lego-blokjes, kleursamenstelling en zwakke koppelvlakken leidt in de echte wereld in alle gevallen tot kennisverlies en daarmee op termijn ook tot verlies van toegevoegde waarde. Het toevoegen van geld en nieuwe LEGO-blokjes aan een constructie is betrekkelijk eenvoudig te regelen in een contract. Echter om die LEGO-blokjes weer een plek te geven in de constructie is kennis benodigd en kennisoverdracht. Dat veronderstelt dat mensen een gemeenschappelijk belang zien in die kennisoverdracht. Kennisverlies doet zich dan ook vooral voor op het grensvlak tussen de organisatie in de nieuwe samenstelling en onderdelen die uitbesteed zijn. Vooral bij professionele organisaties, zoals Defensie, Brandweer en Politie, waar mensenlevens op het spel staan, kan dit kennisverlies tot ernstige gevolgen leiden. Helaas staat het mortier-incident in Mali ons nog allemaal vers in het geheugen.

Daarom een oproep

Mijn pleidooi is daarom de spelregels van LEGO in acht te nemen bij de vele reorganisaties die worden doorgevoerd. Dit betekent als eerste oog te hebben voor de meeste essentiële bouwstenen van uw organisatie. Voorts moet u, bij verwijdering van organisatie-elementen, nog steeds een herkenbaar geheel overhouden. Denk daarbij ook aan de noodzakelijke kleurschakeringen in uw organisatie. Dit betekent onder meer dat bij uitbesteding van bijvoorbeeld ‘onderhoud en logistiek’, voldoende organisatie-elementen in uw organisatie overblijven met verstand van ‘onderhoud en logistiek’. Tot slot moet ook aandacht worden besteed aan de noodzakelijke koppelvlakken tussen de organieke onderdelen van de organisatie onderling en de organisatie-onderdelen die door uitbesteding tijdelijk aan de organisatie moeten worden verbonden. Het niet respecteren van minimale aantallen organisatieonderdelen, diversiteit en herkenbare koppelvlakken leidt ertoe dat de organisatie letterlijk als los zand aan elkaar gaat hangen, met alle dramatische gevolgen van dien. Bij Defensie, Politie en Brandweer kan dat zelfs levens kosten…

Wilt u meer weten over de noodzakelijke randvoorwaarden voor kennisopbouw in uw organisatie? Volg de ééndaagse workshop van Reijling Organisatie Ontwerp.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Verplichte velden zijn gemarkeerd met *